企業向けコラム

外国人人材との「働きやすい職場づくり」こそが日本企業の課題

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外国人人材を受け入れる働きやすい職場づくりを

少子高齢化による人手不足が深刻な日本ですが、外国人人材を雇用する理由として、新しいマーケットの開拓や新規事業によるメリットを挙げる日本企業も増えています。
なぜならそこには、ビジネスを拡大するチャンスがあるからです。
とはいえ、多様な文化を背景に持つ人材の雇用は、日本の組織にとってハードルの高い部分もあります。

外国人人材を受け入れ、日本人にも「働きやすい職場づくり」は、今、最も注目される課題の一つとなっています。

外国人人材がいることで起こる企業・職場の3つの問題

「空気を読む」ことが当たり前のような日本人同士のコミュニケーション。
言葉や知識、常識など、コミュニケーションの基盤となる文化の多くを共有していることから空気を読んだり、阿吽の呼吸でお互いの間合いを理解したり、わざわざ言葉で表さなくても通じる、いわゆるハイコンテクストな文化が成立しています。

しかし、これは日本人同士だからこそ、成り立っていたコミュニケーションです。
多様な文化を背景に持つ人たちと円滑にコミュニケーションをとりたいと考えるなら、ローコンテクスト※を前提にしたほうがスムーズにいきます。
(※ローコンテクストとは、ハイコンテクストとは反対に、「直接的でわかりやすい表現」や「シンプルな理論」を好むコミュニケーション文化のこと。)

  • 意図が伝わらないミスコミュニケーション
  • 情報が抜けているディスコミュニケーション
  • 言葉より文化や多様性を理解する

以上のような、外国人人材との間に起こりうる問題について解説していきます。

1.意図が伝わらないミスコミュニケーション

外国人人材と日本人の間で起こる最初の問題は、「ミスコミュニケーション」です。
ミスコミュニケーションとは、情報の発信者が意図したことが伝わらずに違った意図で受け取られてしまうこと。
結果として、行き違いが生じます。

例えば、上司に、「あとで売上データをまとめておいて」と指示されたとします。
部下は「あとで良いんだ」ということで、いま進めている仕事が終わる明後日から手を付けようと考えます。
しかし、このデータは明後日の朝からの会議に必要な資料の一つでした。
指示した上司は、今すぐというほど急いでないが、部下が会議があることも会議に必要な資料であることもわかっているはずという認識です。
それまでに間に合わせればいいという指示でした。
ところが部下は、「あとで良い」ことから自分の都合に合わせたスケジュールを考えています。

お互いの意図が伝わらずに起こる行き違いです。
こうしたミスコミュニケーションを防ぐためには、指示をする人が具体的に言葉にして伝えることが大切です。
先ほどの指示なら「明後日の会議に使うから明日15時に確認できるよう、売り上げのデータをまとめておいて」といった具合です。
これなら指示を受けた部下も、今進めている仕事を切りの良いところでいったん止めて、売り上げをまとめる仕事をしようと考えられたはずです。

意図を具体的に言葉にすることでミスコミュニケーションを防ぎます。

2.情報が抜けているディスコミュニケーション

もう一つ、起こりがちな問題が「ディスコミュニケーション」です。
これは、相手には伝わるだろう、伝わっているだろうという思い込みから起こる情報が欠けたコミュニケーションです。

例えば、上司が言いがちな、「あの件、やっておいてね」という言葉。
部下は、「わかりました」と答えます。
でも、「あの件」とはお互いが同じものを指しているのか、「やっておいてね」はどのように進めるのが正解か、そもそもいつまでにどういう形にするのがいいのか、本当にこれで通じているのでしょうか?
具体的な情報はまったくありません。
これで通じる方が不思議ですが、日本人同士ではよくある光景です。

これは極端な例ですが、外国人と一緒に働くのであれば、具体的な指示は不可欠になります。

3.言葉より文化や多様性を理解する

ミスコミュニケーションやディスコミュニケーションのようなコミュニケーションの行き違いは、日本語を話せるだけで解決する問題ではありません
むしろ、言葉の壁ではなく、それ以前の問題といえます。

しかも、こうしたコミュニケーションの齟齬(そご)は、外国人と日本人の対立構造を生みやすいため、より気をつけなければならない問題です。
また、こうした対立構造の裏には、日本人の不満や不安が隠れている場合が多いものです。
まずは、受け入れる側の準備を整えることが必要なのです。

受け入れる側である日本人や企業の意識を改革

外国人を雇用することで職場環境や働き方に変化が起こる企業も少なくありません。
雇用した外国人が日本語に不自由がなくても、文化の違いを感じてストレスになるといった人がいる場合もあります。
また、外国人を雇用したメリットが誰の目にも明らかになるには、大概の場合、時間がかかります。

こうした日本人社員が持っている不安や不満をまずは取り除き、変化を受け入れていったり、自分自身を変化させたりすることを促す改革が必要です。
そのためにはまず、多様な文化があることを理解した職場づくりを行うことが大切です。

  • 外国人人材を雇用するメリットを理解してもらう
  • 日本語と社内用語を理解する工夫を実行
  • 社内を多様性を受け入れる雰囲気に

以上が、日本人と外国人人材とのグローバルな職場づくりを行う上で大切です。

外国人人材を雇用するメリットを理解してもらう

日本人社員がすんなり外国人人材を受け入れるためには、外国人人材を雇用する理由に納得したり、メリットを理解したりすることが一番の近道です。
そのためには、企業として外国人人材を雇用する目的目指している事業・ビジョンなどを明確にして、外国人人材に限らず社内で共有することが大切です。

また、組織が新しい方向へ舵を切る際、そこに不安を感じたり、意見を持ったりする日本人社員がいて当然です。
彼らの不安や意見を聞き、ともに同じ方向を向いて進んでいる実感を持たせることでが必要です。
もし、外国人人材の雇用に否定的な社員がいる場合は、面談などを行って誤解や先入観による思い込みなどがあればそれらを解き、ケアをして、理解を深めるよう促します。

外国人人材がもたらすメリットやビジネスチャンスへの理解が深まることで、積極的に外国人人材と関わったり、自分自身の考えを変えたりする人材も増えていく可能性も高まります。

日本語と社内用語を理解する工夫を実行

日本で働く外国人人材は、日常会話程度の日本語は身に着けている人が多いものです。
とはいえ、企業にはそれぞれに文化があり、社内だけで通用するような用語や表現、あるいは業界用語など、一般的な日本語を習得しているだけでは理解できないものも多くあります。
外国人人材は、日本語や日本文化と同時に、こうした企業の文化や用語も理解していかなけらばなりません。

ここでミスコミュニケーション、ディスコミュニケーションが発生しては、仕事が滞ったり、仕事上のミスが多発したりしかねません。

そこで、企業独特の用語や業界用語などは日本語に加えて他言語との対照表を作って共有したり、勉強会を定期的に行ったり、支障がないように仕事を進められるよう対策する必要があります。
こういった対策は、内容をレベルアップしつつも、常に基礎的な部分のケアを継続することも大切で、誰もが参加しやすい雰囲気づくりが必要です。

また、外国人人材を交えたミーティングなどは、発言者はゆっくり明瞭に話したり、誰もがわかりやすい表現を使ったり、お互いにその場で理解できるよう工夫することが大切です。
語学が堪能な社員は、外国人人材がミーティングの内容を理解するためのサポートを行うなど、仕事に支障を来たすことなく、誰もが気持ちよく働ける環境を整えるといった努力が必要になります。

社内を多様性を受け入れる雰囲気に

外国人人材の雇用は、まだまだ新しい動きかもしれませんが、今後はさほど珍しいことではなくなっていきます。
であれば、できるだけ早く多様性を受け入れた企業風土に変えていくことが大切です。

そのためには、外国人人材の受け入れに肯定的な考えを持つ人を増やしていくことが必要です。
まずは多様性に理解を示し、積極的に関わっていきたいと考えている社員を活用することで社内の空気を換えていくことも大切です。

また、外国人人材を受け入れて初めて分かる問題も多くあります。
これまでの常識や計画に捉われず、否定的な人の意見も積極的に聞き、それを活かす提案を行うなど、柔軟に対応していく必要があります。

外国人人材への理解を深める動きを続けることで企業全体の変化を促せるはずです。

日本の組織は変化のときを迎えている

こうした対応を並べると、ただ面倒なだけに感じる方も少なくないはずですが、これらは企業の在り方を見直す機会にもなります。

例えば、長年の慣習は非常識ではないか、時代に即したものか、この後の時代に残すべき価値のあるものかといった視点で考えると、日本の組織は外国人に限らず、女性やシニア世代など、これからの労働力人口を支える人たちみんなが働きやすいとは言えない状況です。

これらを見直して、効率や合理性を追及したり、誰もが働きやすい環境づくりの機会につなげます。

それには今いる社員の理解を深めることも大切ですが、組織を引っ張る立場にあるリーダー自身が現状を見直し、変化を促す役割を持つ必要があります。
リーダー自らがそうして動くことのできる組織は、外国人人材のみならず、誰もが働きやすい職場となるはずです。

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私たちは、人材ソリューションのプロフェッショナルです。

少子高齢化による人口減少が加速する日本では、労働力人口が減少し、優秀な人材の採用が難しくなっています。
そこで注目されているのがベトナム人をはじめとするグローバル人材。
高度な専門教育を受けた人材は、決して日本人に引けを取りません。

実際に当社では、2017年より外国人人材の採用を開始。
2020年8月現在は「技術」ビザで設計業務やITエンジニア、「人文・知識」ビザで通訳事務の社員が活躍しています。
彼らの仕事ぶりと日本社会の現状を合わせ見ることで私たちは、「外国人労働者の可能性」を見出し、
令和元年、外国人人材と企業の架け橋となるプロジェクト『エンジョブ』を始動しました。

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